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Carta 2.0
Carta 2.0 è il sistema di Archiviazione Elettronica, basato su Alfresco ECM, sviluppato da Dr Wolf per le imprese che si trovano quotidianamente a gestire grandi quantitativi di documenti cartacei.
Valuta i costi di gestione della carta nella tua azienda
La quantità di documenti cartacei presenti nelle imprese è enorme e molto spesso queste non sono in possesso né di un sistema di integrazione né di un controllo centralizzato degli archivi. Queste mancanze provocano ridondanza, inefficienza e in molti casi l’impossibilità a reperire i documenti ed una progressiva perdita del controllo del contenuto dell’archivio stesso. Inoltre, l’informatizzazione, il documento informatico, i bassi costi di stampa se non ben gestiti aumentano la carta generata con i prevedibili problemi legati alla certezza di avere in mano la copia aggiornata. Non ultimo la presenza di grandi masse cartacee, genera costi per la conservazione fisica dato che l’archivio occupa spazio e richiede costose precauzioni antincendio.
Con Carta 2.0 è possibile archiviare elettronicamente tutti i documenti, siano essi generati elettronicamente oppure già stampati. I documenti cartacei dopo la scannerizzazione potranno essere archiviati in sede o dati in gestione a servizi di archiviazione oppure distrutta laddove si perfezionino i processi di conservazione sostitutiva.
Carta 2.0 consente la gestione di un unico archivio centralizzato documentale per l’azienda. Tutti i documenti sono classificati con tassonomie multiple o con classificazione multi-faceted. Inoltre tutto il testo del documento è indicizzato, questo consente la ricerca full-text su tutti i documenti dell’azienda.
L’archivio consente inoltre di gestire le versioni dei documenti e di coordinare l’accesso condiviso ai documenti attraverso profili di accesso differenziati anche a livello di singolo documento.
Non è più necessario duplicare un documento né in formato cartaceo né inviandolo per posta. I documenti cartacei già presenti vengono digitalizzati cosi’ come i documenti cartacei in ingresso e poi mandati in archivio o distrutti.
Il sistema oltre alla ricerca full-text consente di sfogliare visivamente i contenuti di un faldone. La consultazione dell’archivio può avvenire via web, anche da casa o da un cliente, in ufficio lo si può usare come semplice disco condiviso.
Nessuno sforzo di archiviazione, si lavora come sempre in MS Word e si salva direttamente nell’archivio.
Con la nostra soluzione per studi associati e piccole imprese la scansione non è mai stata così facile, tutti i fogli del faldone vengono messi nello scanner, si digita sullo scanner il nome del faldone ed il sistema provvede a scansionare tutti i fogli e ad inserirli nel faldone giusto.
Inoltre fax in arrivo e inviati vengono automaticamente archiviati.
Costi di gestione della carta
| Costo Mensile | Costo Annuale | |||
| Documenti Cartacei | Documenti processati in un anno | |||
|---|---|---|---|---|
| Pagine per documento | ||||
| Stampa | Costo per pagina | € 0,03 | ||
| Scansione | % documenti acquisiti | % |
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Costo per pagina  | € 0,50 | |||
| Archiviazione | % documenti archiviati | % |
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| Costo per documento | € 0,85 | |||
| Invio per fax | % documenti inviati per fax | % |
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| Costo per pagina | € 0,05 | |||
| Invio per posta prioritaria | % documenti inviati per posta | % |
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| Costo per documento | € 0,70 | |||
| Invio per corriere | % documenti inviati per corriere | % |
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| Costo per documento | € 28,00 | |||
| Documenti smarriti | % documenti smarriti | % |
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| % documenti recuperati | % | |||
| Costo per documento recuperato | € 20,00 | |||
| % documenti sostituiti | % |
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| Costo per documento sostituito | € 50,00 | |||
| Totale | Costo per documento | |||
| Impatto ambientale |
Legna | alberi | ||
| Energia | kWh | |||
| Anidride carbonica | kg | |||
| Acqua | litri | |||
| Rifiuti solidi | kg |
